Controlul intern

În întelesul prezentelor reglementari, controlul intern al entitatii vizeaza asigurarea:

– conformitatii cu legislatia în vigoare;

– aplicarii deciziilor luate de conducerea entitatii;

– bunei functionari a activitatii interne a entitatii;

– fiabilitatii informatiilor financiare;

– eficacitatii operatiunilor entitatii;

– utilizarii eficiente a resurselor;

– prevenirii si controlul riscurilor de a nu se atinge obiectivele fixate etc.

Ca urmare, procedurile de control intern au ca obiectiv:

– pe de o parte, urmarirea înscrierii activitatii entitatii si a comportamentului personalului în cadrul definit de legislatia aplicabila, valorile, normele si regulile interne ale entitatii;

– pe de alta parte, verificarea daca informatiile contabile, financiare si de gestiune comunicate reflecta corect activitatea si situatia entitatii.

În contextul situatiilor financiare anuale consolidate, aria controlului intern contabil si financiar se refera la societatile cuprinse în consolidare.

Controlul intern se aplica pe tot parcursul operatiunilor desfasurate de entitate, astfel:

a) anterior realizarii operatiunilor, cu ocazia elaborarii bugetului, ceea ce va permite, ulterior realizarii operatiunilor, controlul bugetar;

b) în timpul operatiunilor, de exemplu, sub aspectul determinarii procentului de realizare fizica a productiei în curs de executie sau a procentului de rebuturi înregistrate;

c) dupa finalizarea operatiunilor, caz în care verificarea este destinata, de exemplu, sa analizeze rentabilitatea operatiunilor si sa constate existent conformitatii sau a eventualelor anomalii, care trebuie corectate.

Controlul intern cuprinde componente strâns legate, respectiv:

– o definire clara a responsabilitatilor, resurse si proceduri adecvate, modalitati si sisteme de informare, instrumente si practici corespunzatoare;

– difuzarea interna de informatii pertinente, fiabile, a caror cunoastere permite fiecaruia sa-si exercite responsabilitatile;

– un sistem care urmareste, pe de o parte, analizarea principalelor riscuri identificabile în ceea ce priveste obiectivele entitatii si, pe de alta parte, asigurarea existentei de proceduri de gestionare a acestor riscuri;

– activitati corespunzatoare de control, pentru fiecare proces, concepute pentru a reduce riscurile susceptibile sa afecteze realizarea obiectivelor entitatii;

– o supraveghere permanenta a dispozitivului de control intern, precum si o examinare a functionarii sale.

Scopul controlului intern este sa asigure coerenta obiectivelor, sa identifice factorii-cheie de reusita si sa comunice conducatorilor entitatii, în timp real, informatiile referitoare la performante si perspective. Indiferent de natura sau marimea entitatii, eforturile depuse pentru aplicarea unui control intern satisfacator sunt legate de aplicarea unor bune practici.

Politica de resurse umane a entitatii trebuie sa urmareasca aspect precum recrutarea de personal calificat, gestionarea carierelor, formarea continua, evaluari individuale, consilierea salariatilor, promovari si actiuni corectoare.

Activitatile de control fac parte integranta din procesul de gestiune prin care entitatea urmareste atingerea obiectivelor propuse. Controlul vizeaza aplicarea normelor si procedurilor de control intern, la toate nivelele ierarhice si functionale: aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performantelor operationale, securizarea activelor, separarea functiilor.

Evaluarea controlului intern pleaca de la aspecte precum:

– existenta de ghiduri si manuale de proceduri;

– garantarea evolutiei sistemului de control intern;

– asigurarea posibilitatii accesului la sistem pentru controlul extern;

– asigurarea posibilitatii confruntarii descrierii teoretice cu realitatea.

În cadrul unui mediu informatizat, controlul intern pleaca de la aspecte precum:

– existenta unei strategii informatice formalizate, elaborate cu implicarea conducerii operationale;

– implicarea conducerii si sensibilizarea sa fata de riscurile crescute sau generate de informatica;

– alocarea de resurse care demonstreaza capacitatea sistemului informatic de a-si atinge obiectivele;

– recrutarea de personal cu un nivel de competenta adaptat tehnologiilor utilizate si existenta unui plan de formare continua care trebuie sa permita o actualizare a cunostintelor.

Elementele de risc specifice, introduse de utilizarea informaticii, se refera la evaluarea unor aspecte precum:

– nivelul de dependenta a entitatii de sistemul sau informatic, cu influenta asupra continuitatii exploatarii, atunci când dependenta este prea mare;

– nivelul de confidentialitate a informatiilor vehiculate de sistem;

– obligatia de respectare a dispozitiilor în vigoare referitoare la fiscalitate, protectia persoanelor, proprietatea intelectuala sau reglementari specifice anumitor sectoare de activitate.

Controlul intern contabil si financiar al entitatii se aplica în vederea asigurarii unei gestiuni contabile si a unei urmariri financiare a activitatilor sale, pentru a raspunde obiectivelor definite.

Controlul intern contabil si financiar este un element major al controlului intern. El vizeaza ansamblul proceselor de obtinere si comunicare a informatiei contabile si financiare si contribuie la realizarea unei informatii fiabile si conforme exigentelor legale.

Ca si controlul intern în general, el se sprijina pe un sistem cuprinzând în special elaborarea si aplicarea politicilor si procedurilor în domeniu, inclusive a sistemului de supraveghere si control.

Controlul intern contabil si financiar vizeaza asigurarea:

– conformitatii informatiilor contabile si financiare publicate, cu regulile aplicabile acestora;

– aplicarii instructiunilor elaborate de conducere în legatura cu aceste informatii;

– protejarii activelor;

– prevenirii si detectarii fraudelor si neregulilor contabile si financiare;

– fiabilitatii informatiilor difuzate si utilizate la nivel intern în scop de control, în masura în care ele contribuie la elaborarea de informatii contabile si financiare publicate;

– fiabilitatii situatiilor financiare anuale publicate si a altor informatii comunicate pietei.

În domeniul organizarii generale, trebuie sa existe:

– o documentare referitoare la principiile de contabilizare si control al operatiunilor;

– circuite de informatii vizând exhaustivitatea operatiunilor, o centralizare rapida si o armonizare a datelor contabile, precum si controale asupra aplicarii acestor circuite;

– un calendar al elaborarii de informatii contabile si financiare difuzate în cadrul grupului, necesare pentru situatiile financiare ale societatii-mama.

Sunt necesare, de asemenea:

– identificarea cu claritate a persoanelor responsabile cu elaborarea informatiilor contabile si financiare publicate sau care participa la elaborarea situatiilor financiare;

– accesul fiecarui colaborator implicat în procesul elaborarii de informatii contabile si financiare, la informatiile necesare controlului intern;

– instituirea unui mecanism prin care sa se asigure efectuarea controalelor;

– proceduri prin care sa se verifice daca controalele au fost efectuate, sa se identifice abaterile de la regula si sa se poata remedia, daca este necesar;

– existenta unui proces care urmareste identificarea resurselor necesare bunei functionari a functiei contabile;

– adaptarea necesarului de personal si a competentelor acestuia la marimea si

complexitatea operatiunilor, ca si la evolutia nevoilor si constrângerilor.

Sub aspectul regulilor contabile, trebuie avute în vedere:

– existenta unui manual de politici contabile;

– existenta unei proceduri de aplicare a acestui manual;

– existenta de controale prin care sa se asigure respectarea manualului;

– cunoasterea evolutiei legislatiei contabile si fiscale;

– efectuarea de controale specifice asupra punctelor sensibile;

– identificarea si tratarea corespunzatoare a anomaliilor;

– adaptarea programelor informatice la nevoile entitatii;

– conformitatea cu regulile contabile;